Produktivitetsteknikk: Tidsblokkering

Det kan være vanskelig å balansere alt i løpet av arbeidshverdagen eller studiehverdagen. Hva skal man fokusere på? Og hvordan skal man få gjort alt? For å gjøre dette enklere er det viktig å ta i bruk visse strategier og teknikker. Fordi hvis du ikke kontrollerer timeplanen din, vil den kontrollere deg.

Og det er der tidsblokkering kommer inn. 

Tidsblokkering passer for deg som...

• Sjonglerer flere forskjellige prosjekter eller ansvar. Dette kan være flere emner for studenter, flere bedrifter for gründere, flere jobber eller ansvarsområder for ansatte, eller for de som prøver å balansere jobb/skole og fritid/hobbyer. 
• Bruker for mye tid på å svare på eposter, henvendelser og meldinger.
• Får ofte dagene delt opp i flere møter.
• Opplever konstante avbrytelser i løpet av dagen som distraksjoner, henvendelser, hendelser, barn eller andre ansvarsområder.
• Sliter med å finne tid og mental kapasitet.

Ved å dedikere tiden din til én spesifikk oppgave av gangen, slipper du unødvendige avsporinger og kan jobbe konsentrert og uten forstyrrelser.

Så hva er egentlig tidsblokkering?

Tidsblokkering er en produktivitetsteknikk der du deler opp dagen din i tidsblokker. Hver blokk er dedikert til en spesifikk oppgave eller gruppe av oppgaver. På denne måten starter du hver dag med en konkret tidsplan som angir hva du skal jobbe med og når. 

For eksempel kan tidsblokkene deles inn i ulike emner slik at du setter av 1 time til hvert emne hvis du er student, når du skal ha en velfortjent pause, eller når du skal trene. Eller du kan sette av ti minutter på begynnelsen og slutten av dagen til å svare på mail, en time til å ferdigstille artikkelen du skriver på, og to timer til å planlegge morgendagens presentasjon. 

Etter hvert lærer du deg hvor lang tid hver oppgave tar, slik at det er enklere å estimere hvor mye av arbeidsdagen du skal blokke til de ulike oppgavene.

Det må ikke være slik at du dedikerer en tidsblokk til kun én oppgave. Noen ganger er det effektivt å gruppere like oppgaver i en og samme tidsblokk også!

Bildet er tatt fra todoist.com og er et fint og forklarende eksempel på tidsblokkering. 

Hvorfor burde man bruke tidsblokkering?

Tidsblokkering er viktig for å ta godt vare på og utnytte tiden din godt, og for å ha best mulig fokus. Tidsblokkering gjør det lettere å holde fokus og dermed bli mindre distrahert. Når du har blokkert ut en viss tid til å jobbe med spesifikt en oppgave eller et område, gir du all din mental kapasitet til akkurat dette, istedenfor å jobbe med flere forskjellige ting på en gang. 

Hvordan komme i gang med tidsblokkering? 

Den beste måten er å sette seg enten ned søndagskveld og gå gjennom alle ukens gjøremål som du vet om, og tidsblokkere ut i fra hvordan du mest sannsynlig tror det blir. Eller så kan du sette deg ned og tidsblokkere dagen som kommer enten kvelden før eller på morningen før du setter i gang. 

• Identifiser oppgavene eller gjøremålene som må bli gjort. 
• Anslå ca hvor mange timer hver oppgave burde ta. 
• Anslå når på dagen du pleier å være mest produktiv og effektiv. Planlegg slik at oppgaver som krever mest energi og mental kapasitet, blokkeres inn i tidspunkter der du pleier å være mest våken og effektiv. 
• Blokker ulike tidspunkter i planleggeren din til de ulike oppgavene slik at du får en fin flyt i dagen. 
• Blokker inn fleksibel tid hvis du trenger det. Hvis du ofte opplever at andre, uplanlagte oppgaver og hendelser dukker opp i løpet av dagen, kan det være lurt å blokkere av en viss tid til å håndtere disse oppgavene. Da sikrer du også at hvis dagen ikke går helt som du tenker, har du en tidsblokk som kan brukes til oppgaver du enda ikke har rukket å fått gjort ferdig.